Por Ramón Jiménez
Las Organizaciones no Gubernamentales u ONGs buscan el modo de ser más eficientes el uso de sus recursos. Un área en la que es posible mejo es el área de comunicación. Un instrumento de esa área -o canal- es el correo electrónico. Cómo usarlo con efectividad? Pedí este artículo hace más de un año a mi amigo y hermano Ramón Jiménez, ahora
viviendo en Canadá. Lo difundo porque puede ser de mucha utilidad para todos
los que hemos hecho de las redes un espacio de influencia.
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| Ramón Jiménez fue coordinador de la carrera de Software en INTEC. |
Tomando sopa con
tenedor
Imagine tener que tomar sopa con
un tenedor. Sería frustrante,
¿verdad? Pero, ¿culparía al
tenedor? No es una mala herramienta para
comer; simplemente, no es apropiada para tomar sopa. Algo similar pasa con nuestro correo
electrónico: inconscientemente, queremos utilizarlo como herramienta de manejo
de tareas, lo cual dista mucho de su propósito original y sus capacidades.
Para entender esto mejor, debemos
remontarnos a las estructuras del mundo físico que dieron lugar al correo
virtual. Cuando no existían PCs en las
oficinas, el trabajo se movía de un escritorio a otro a través de memorandos o notas. Estos memorandos no eran colocados de manera
arbitraria en los escritorios ajenos, sino que se ponían en una bandeja de entrada. El dueño del escritorio, a intervalos
regulares durante el día, vaciaba su bandeja de entrada, procesando los
memorandos o expedientes según ameritase cada caso.
La idea clave es que la bandeja
de entrada era vaciada periódicamente.
Cada persona era responsable de mantener un registro del trabajo
pendiente a su manera: con una agenda, con una libreta, con notas adhesivas
tipo Post-It… Pero la bandeja de entrada
permanecía la mayor parte del tiempo vacía, lista para recibir nuevas
asignaciones o nueva información.
Contraste esto con el uso típico
que damos a nuestra bandeja de entrada electrónica: leemos el correo,
contestamos según aplique, y vamos acumulando cientos o miles de artículos en
la bandeja de entrada. Con todo,
insistimos en utilizarla como un sistema de manejo de tareas, recurriendo a
ella para determinar qué tenemos pendiente.
Esto nos ocasiona los siguientes inconvenientes:
●
Se nos pierden los correos. Sabemos que tenemos el correo, pero nos
cuesta encontrarlo. Necesidad de
solicitar que nos re-envíen los mismos correos varias veces
●
Perdemos claridad del contexto. Se nos dificulta recordar las asignaciones y
compromisos, necesitando revisar una y otra vez los correos por si tenemos algo
pendiente. Si recibimos algo hace tiempo
y no nos dieron seguimiento, es probable que lo hayamos olvidado o necesitemos
que nos lo envíen de nuevo. Acumulamos
gran cantidad de correos sin leer, y preocupación o ansiedad de que en ellos
haya algo importante que no estamos haciendo
Retomando el control
de la bandeja de entrada
¿Cuál es la solución? Muy simple: crear una carpeta virtual en su
cuenta de correo electrónico, y hacer el hábito de mover a ella todo mensaje
que no necesite acción posterior de su parte.
De ese modo, sólo dejará en su bandeja de entrada aquello que requiere
su atención inmediata, y podrá encontrarlo con más facilidad y tener menos
inconvenientes como los listados más arriba.
Esto funciona en todos los programas o servicios de correo
electrónico. En mi caso particular, lo
utilizo tanto para mi trabajo diario (utilizamos Outlook) como en mis cuentas
de correo Gmail (personal) y Outlook Web (académico). Como resultado de esto, de los
aproximadamente 110 a 150 correos que recibo diariamente, mis tres bandejas de
entrada oscilan entre 5 a 20 mensajes cada una, y todos siempre están marcados
como leídos. El resto es borrado o
movido a una carpeta llamada “Archivo”.
En realidad, la mayoría de los
expertos en productividad recomiendan eliminar todos los mensajes de la
bandeja de entrada: lo que requiera acción debe registrarse en otro tipo de
sistema, idóneo para manejo de tareas, en vez de en la aplicación de correo
electrónico. Pero adoptar un sistema de
manejo de tareas y definir un flujo para lograr esto requiere un nivel mayor de
compromiso, y más detalles de los que pueden ser cubiertos en este artículo. Si tan sólo comienza con dejar en su bandeja
de entrada sólo aquello que requiere acción, verá una disminución drástica en
la cantidad de mensajes que debe manipular a diario, con el consiguiente
aumento de productividad y confianza en el uso de esta importante herramienta.
Un temor común de quien inicia
esta práctica es que pierda de vista un correo que no requiere acción, pero que
tenga información importante, y que luego no lo pueda encontrar. Actualmente, todos los programas de correo
electrónico tienen excelentes mecanismos de búsqueda, que pueden buscar con la
misma velocidad y de manera simultánea en todas las carpetas que haya definido
y en las que haya colocado sus mensajes.
Otras personas sienten inquietud
con mover todo a una sola carpeta, y prefieren establecer una jerarquía de
ubicaciones para correos de distinta naturaleza o procedencia. En mi opinión, esto es innecesario; la
colección de carpetas aumenta en cantidad y complejidad muy rápidamente,
complicando su gestión. El mecanismo de
búsqueda a que hago referencia más arriba lo hace innecesario. Después de todo, usted probablemente ya ha
venido manejando todos sus mensajes en una sola carpeta: la de entrada... Despeje ésta última, dejando sólo aquello que
amerita su atención inmediata, y mueva
Siempre motivo a las personas a
estudiar y aplicar técnicas de manejo personal de tareas y productividad, pero
sé que esto tiene un costo, y el beneficio no se obtiene de inmediato. No obstante, le animo a adoptar el sencillo
hábito que he descrito en este artículo.
Le será fácil, y verá resultados casi de inmediato. Idealmente, los frutos obtenidos le motivarán
a ir más lejos en su tarea de ser cada vez mejor administrador de sus tareas y
su tiempo.
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