Voceros y comunicación

18 periodistas y 20 consejos para 9 voceros

En el pasado mes de junio fui invitado por el Colegio Dominicano de Periodistas a compartir dos horas con un grupo de cronistas sociales que cursaban un Diplomado en Crónica Social. El tema: la comunicación, la madre de los intangibles. Y en él, la figura del vocero como símbolo de la comunicación de una institución o empresa. Les dejé una tarea: dar por lo menos tres consejos a un vocero específico que le puedan ayudar a mejorar su desempeño como tal.

Me enviaron sus tareas por internet: Ana Genao, Angeliny Mueses Guzmán, Anneris Hernández Blanca González, Genoveva Belén, Giselle Castro, Jacqueline Cos, Jenny Polanco, Keila Liriano, Lisette Hernández, Luisa Yudelis Castro Luna, Narda Trott, Raquel Lugo, Renania Reyna, Sholen de Jesús Capellán, Sugeni Reyes Deogracia, Vanessa Rossi, Wanda Sánchez.

Estas colegas seleccionaron para este ejercicio a los siguientes voceros (o exvoceros):

1. Roberto Rodríguez Marchena, de la Presidencia
2. Jorge Esteva, Barrick Gold Dominicana
3. Coronel Jacobo Mateo Moquete, de la Policía Nacional
4. Máximo Báez Aybar, Policía Nacional
5. Rafael Acosta, Fuerzas Armadas
6. Jacqueline Lamarche M. / Dirección Nacional de Control de Drogas (DNCD)
7. Eduardo Rosario, Ministerio de Salud Pública
8. Birmania Malena, Relaciones Públicas Dirección General de Pasaportes
9. Manuel Rodríguez, Relaciones Públicas Instituto Nacional de Auxilios y Viviendas

Comparto con ustedes algunos de estos consejos que vale la pena que los voceros institucionales mediten y valoren adecuadamente (puede que algunos se repitan o que algunos parezcan un poco contradictorio, están crudos, “cocínenlos” y saquénles todo el sabor). Además, expongo los consejos sin exponer a quién van dirigidos… cada cuál sabrá qué camisa le regalan las colegas.

1.               Enviar mensajes claros y concisos: No se hace necesario un montón de palabras vacías que no le dicen nada al interlocutor. La información que ofrezca el vocero de una institución debe ser veraz, interesante, oportuna.

2.               Aunque usted sabe perfectamente qué es lo que le interesa dar a conocer, algunas veces no logra transmitir adecuadamente el mensaje debido a pequeños detalles en la comunicación verbal: hay que cuidar aspectos como el volumen de la voz, el tono, el ritmo y la dicción, para lo cual se recomienda leer frecuentemente en voz alta.

3.               Actuar y hablar en consonancia con la imagen que se desea proyectar, en función de los resultados que se quieren obtener.

4.               Utilizar las redes para comunicar: El vocero institucional, debe de ser un puente de vinculación entre la institución y los medios de comunicación y esa función debe ejercerla en todos los ámbitos.

5.               Antes de emitir cualquier opinión que tenga presente que él ya no habla como persona individual, él es la cara de su institución y lo que diga se le atribuirá a esa institución.

6.               Nunca debe dar informaciones que antes no haya corroborado.

7.               Cuidado con las contradicciones públicas con sus superiores. Sus opiniones y las de sus superiores deben ser las mismas.

8.               El portavoz de una institución debe tener una conducta integra en cualquier espacio donde se encuentre, pues cualquier desasurdo que cometa no lo habrá hecho él, sino la entidad que representa.

9.               Hable con precisión.

10.            Cuide las relaciones interpersonales. Esto genera confianza y seguridad.

11.            Debe estar preparado para responder, pero manejarse con prudencia.

12.            Ser cauteloso al momento de acusar una persona o institución de manera directa, o emitir toda culpabilidad hacia una persona o institución.

13.            Tener cuidado con la comunicación no verbal, que en algunos de los casos da la impresión de que lo que se está anunciando no es real, debido a los gestos a la hora de ser cuestionado sobre el tema.

14.            Ser cauteloso a la hora de ofrecer informaciones a través de las redes sociales, el objetivo es informar de la manera más rápida, pero también con la mayor claridad posible, y a vez tratar de evitar usarlas para cuestionar la opinión de fulano.

15.            Manejar las crisis por medio de las redes sociales es insuficiente y más aún si la cuenta que utiliza es la personal y no la institucional.

16.            Entender y respetar el trabajo de los periodistas.

17.            Antes una situación de crisis o dificultades no recurrir de inmediato con datos o expresiones concluyentes, si no esperando con prudencia y responder dejando siempre la oportunidad de enriquecer el tema a tratar y la discusión con nuevos elementos.

18.            Una cosa es reducir la información a los temas esenciales, y otra cosa es decir tan poca cosa o salir con un mensaje trillado que la gente percibe que el vocero trata de esconder algo.

19.            Un portavoz es un emisor de noticias y por lo tanto debe saber lo que debe y lo que no debe comunicar. Esto le permite llegar al periodista adecuadamente para entregar el mensaje clave.

20.            Manejar sus emociones y su ego. Un buen vocero no debe involucrar percepciones personales durante el desempeño de su rol.